Mijn medewerker meldt zich ziek, wat nu?

Mijn medewerker meldt zich ziek, wat nu?

Het bedrijf van Tim (38) is de afgelopen tijd enorm gegroeid. Wegens de enorme groei in korte tijd is er sprake van een personeelstekort en is de werkdruk bij het huidige personeel hoger dan voorheen. Hij merkt dat een van zijn medewerkers zich regelmatig ziekmeldt voor een korte periode. Tim begint het vervelend te vinden en andere personeelsleden beginnen er ook opmerkingen over te maken. Ze hebben iedereen in deze drukke tijd hard nodig. 

Tim vindt het lastig om de medewerker hierop aan te spreken. Het is namelijk wel een hele goede medewerker en Tim wil de arbeidsrelatie niet op het spel zetten. Hij vraagt zich af of hij hier iets mee moet doen en welke actie hij dan het beste kan ondernemen.

Je leest hier hoe Tim het beste om kan gaan met frequent verzuim.

Wanneer is er sprake van frequent verzuim?

Iedereen is wel eens niet in staat om zijn werkzaamheden te verrichten, maar wanneer dit vaker dan twee keer per jaar is, is er sprake van frequent verzuim. Dat lijkt misschien niet veel. Toch ligt dit aantal ruim boven het landelijk gemiddelde van één keer per jaar.

Kort frequent verzuim

Bij kort frequent verzuim is het aan te raden om hierover in gesprek te gaan met je werknemer. Zowel om de medewerker bewust te maken van zijn verzuim als een signaal af te geven naar je andere personeel. Uit onderzoek is gebleken dat frequent verzuim een patroon toont dat zich over de jaren herhaalt en in ongeveer de helft van de gevallen leidt tot langdurig verzuim. Als er geen aandacht besteed wordt aan het frequent verzuim van werknemers is de kans groot dat deze werknemers frequent blijven verzuimen en uiteindelijk langdurig uitvallen. Het is daarom belangrijk om kort verzuim te allen tijde te registreren om patronen te signaleren, zodat door een adequate aanpak herhaling en langdurig verzuim kunnen worden voorkomen en daarmee de kosten van verzuim worden beperkt.

Kort frequent verzuim is een signaal dat er iets aan de hand is. Er kan sprake zijn van duidelijke medische problematiek. Echter blijkt uit de praktijk dat er in de meeste gevallen geen medisch aantoonbare reden is, maar is er sprake van een achterliggende reden gelegen in de werk- en/of privésfeer van de werknemer, zoals bijvoorbeeld problemen met een collega, een slechte sfeer op de afdeling, een te hoge werkdruk gedurende langere tijd, een ernstig zieke partner, schulden of relatieproblemen.

Frequent verzuimgesprek

Door het voeren van een frequent verzuimgesprek kan de reden voor het verzuim boven tafel komen en kunnen structurele oplossingen worden bedacht door werkgever en werknemer en afspraken worden gemaakt om herhaling of langdurig verzuim te voorkomen. Zolang het werkelijke probleem namelijk niet op tafel komt, is er geen structurele oplossing mogelijk om het kort frequente verzuim terug te dringen. Verzuimkosten blijven hoog en het geregel en gedoe eromheen gaat door. Genoeg reden dus voor het voeren van een frequent verzuimgesprek!

Belangrijke tips voor het voeren van een frequent verzuimgesprek:

  • Zorg dat er structureel gesprekken worden gevoerd met medewerkers die zich frequent ziek melden. Voer het gesprek op een rustig moment en niet tijdens ziekte.
  • Zorg dat alle gegevens over het verzuim inzichtelijk zijn tijdens het gesprek. Dit voorkomt onnodige Focus hierbij niet op de losse ziekmeldingen, maar op de totale frequentie.
  • Stel open vragen en wees oprecht geïnteresseerd in de medewerker zonder vooroordelen.
  • Achterhaal tijdens het gesprek de oorzaken: “Heeft het te maken met omstandigheden op het werk, thuis of is er sprake van duidelijke lichamelijke klachten?”.
  • Denk in oplossingen. Richt u vooral op de toekomst: hoe gaan we de situatie verbeteren? Vraag de werknemer of hij of zij mogelijke oplossingen ziet en wat er nodig is van u als werkgever.
  • Maak afspraken en leg deze vast.
  • Evalueer regelmatig. Verwacht niet dat na één gesprek alles is opgelost. Blijf aandacht besteden aan de werknemer. Laat zien dat u betrokken bent. Plan een tweede verzuim­gesprek of evaluatiegesprek in, bijvoorbeeld na twee of drie maanden.
  • Verloopt het gesprek stroef of zijn er spanningen, dan is het verstandig om er een onafhankelijke derde partij bij te betrekken. Wij verlenen u hier graag hulp bij!
  • Gebruik als leidraad voor het gesprek een frequent verzuimformulier. Vraag deze gerust bij ons op.

Heb je vragen naar aanleiding van dit onderwerp? Neem dan contact op met onze Peopleprofs, via onderstaand contactformulier. 

Neem contact op met Peopleprofs