Thuiswerken; het nieuwe normaal?

Het thuiswerkadvies vervalt, maar wat betekent dit nou precies voor mijn medewerkers en mijn organisatie? Mogen zij het thuiswerken afdwingen?

In de coronacrisis hebben we allemaal massaal thuisgewerkt. De ene persoon vond dit prettig, waar de ander liever gewoon naar kantoor ging. Vanaf woensdag 23 maart komt ook het thuiswerkadvies te vervallen. Vanuit de #VraaghetZM rubriek kregen we bovenstaande vraag ingestuurd. We gaan in op de volgende vragen:


Wat betekent dit voor jouw organisatie? Wat als medewerkers thuis willen blijven werken? Kunnen zij dit afdwingen en waar moet jij je als organisatie aan houden?

Medewerkers die willen blijven thuiswerken, hoe ga je hier mee om?

Veel werknemers hebben de voordelen ervaren van het thuiswerken en willen dan ook (deels) thuis blijven werken. Als je werknemer structureel thuis gaat werken, is het verstandig een thuiswerkovereenkomst af te sluiten. Daarin staat op welke dagen je werknemer thuis zal werken.

Verder kun je afspraken vastleggen over werktijden, bereikbaarheid en het gebruik van werkmiddelen. Leg bijvoorbeeld vast dat een werknemer de bureaustoel, laptop en telefoon van de zaak weer inlevert als hij uit dienst gaat. Dit kun je ook doen in een gebruikersovereenkomst per werkmiddel.

TIP!

Wij adviseren om altijd een thuiswerkbeleid op te stellen wanneer je het als organisatie mogelijk wilt maken om voor bepaalde functies/functiegroepen thuis te werken. Hierin kun je de aandachtspunten beschrijven betreffende het thuiswerken, maar ook de wijze van controle. Deze kan tevens in het personeelshandboek worden opgenomen. Je kan er ook voor kiezen om met de individuele werknemer een thuiswerkovereenkomst af te sluiten.

Heb je hier hulp bij nodig? Neem dan contact op met Kim Krieger of vul onderstaand contactformulier in. Zij kan je helpen bij het maken van de overeenkomsten, maar kan ook voor jou kijken wat voor jouw organisatie het beste werkt.

Kan een medewerker afdwingen om thuis te werken?

Sinds 1 januari 2016 geldt er een nieuwe wet: de Wet Flexibel Werken. Deze wet is in het leven geroepen om flexibel werken onder werknemers te bevorderen. Op grond van deze wet kan de werknemer een aantal verzoeken doen aan de werkgever, waaronder het aanpassen van de arbeidsplaats. Echter moet hij hier altijd een verzoek voor indienen en zijn hier diverse voorwaarden aan verbonden.

  • De werknemer is op de gewenste ingangsdatum van de wijziging ten minste een half jaar (26 weken) in dienst.
  • De werknemer stuurt ten minste twee maanden voor de ingangsdatum een schriftelijk verzoek.
  • De werknemer kan een dergelijk verzoek ten hoogste eenmaal per jaar, nadat een vorig verzoek is ingewilligd of afgewezen, opnieuw indienen.

Als werkgever kun je dan op het verzoek reageren.

TIP! Dit dient allemaal netjes vastgelegd te worden, ook hier kunnen wij je bij helpen.

Thuiswerkplek vergoeden

Naast een vergoeding voor de doorlopende kosten van thuiswerken, kun je werknemers ook een vergoeding geven voor de inrichting van hun thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan de kosten voor een bureaustoel, een computer of een telefoon. Die vallen namelijk binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Je hoeft er dan geen belasting over te betalen.

Verplicht thuiswerkplek vergoeden?

Net als bij de thuiswerkvergoeding ben je niet wettelijk verplicht je werknemers een vergoeding te geven voor de inrichting van hun thuiswerkplek. In een cao kunnen wel verplichtingen staan hierover. Als er geen cao van kracht is, mag je zelf afspraken maken met je werknemers over thuiswerken en een eventuele vergoeding.

Daarnaast moet je volgens de Arbowet elke arbeidsplaats betrekken in je arbobeleid. Ook de thuiswerkplekken. Je moet bijvoorbeeld checken of de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Het is logisch dat je als werkgever voor de juiste spullen zorgt om je werknemers gezond thuis te laten werken.

TIP! Hoewel een thuiswerkvergoeding niet verplicht is, kun je hiermee wel laten zien dat je een goede werkgever bent.

Waarom een vergoeding voor thuiswerken?

Werknemers die thuiswerken, maken vaak extra kosten. Bijvoorbeeld voor water en elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Met een thuiswerkvergoeding kun je die extra uitgaven van thuiswerkers compenseren.

Thuiswerkvergoeding 2022

Vanaf 1 januari 2022 mag je werknemers die thuiswerken een onbelaste vergoeding geven van maximaal €2 per dag. Ook als werknemers een deel van de dag thuiswerken, mag je ze €2 belastingvrij uitbetalen.

Vaste thuiswerkvergoeding

Je kunt het beste met jouw werknemer afspraken maken over een vaste vergoeding op basis van zijn verwachte thuiswerkdagen per week. Op die manier hoef je niet iedere dag alles bij te houden. Wil je weten hoe je een vaste thuiswerkvergoeding berekend, vraag naar de mogelijkheden en vul onderstaand contactformulier in. 

Thuiswerkvergoeding óf reiskostenvergoeding

Als werkgever dien je te kiezen welke van de twee vergoedingen je toepast: óf de thuiswerkkostenvergoeding, óf de reiskostenvergoeding. De onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer blijft namelijk ook bestaan. Deze vergoeding is maximaal €0,19 euro per kilometer.

Sommige werknemers zullen een deel van de dag thuiswerken en het andere deel op kantoor. Dan bepaal je als werkgever of je voor die werkdag de onbelaste reiskostenvergoeding (€0,19 cent per kilometer) geeft, of de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding (€2 per dag).

Je kunt ook je werknemers zelf laten kiezen welke vergoeding ze liever willen. Als ze bijvoorbeeld ver van de werkplek wonen, zullen ze eerder kiezen voor de reiskostenvergoeding. Dit kan per werknemer verschillen.

Thuiswerkvergoeding Belastingdienst

Als werkgever betaal je de thuiswerkvergoeding zelf. Je krijgt dit bedrag niet volledig terug van de Belastingdienst. Het voordeel is dat je geen loonheffing hoeft te betalen over de thuiswerkvergoeding van €2 per dag. Zo wil de overheid het geven van een vergoeding stimuleren.

Je mag als werkgever ook meer dan €2 per dag vergoeden. Over het deel boven de €2 betaal je dan wel loonheffing. Bij je aangifte loonbelasting kun je precies aangeven hoeveel je hebt betaald aan vergoedingen.

Heb jij vragen n.a.v. het thuiswerken?

Of zijn er bij jou medewerkers die willen thuiswerken, maar weet je niet precies hoe je hiermee om moet gaan? Neem dan contact op met Kim Krieger en vul onderstaand contactformulier in. Zij kan je helpen bij het maken van de overeenkomsten, maar kan ook kijken wat voor jou het beste is.

Neem contact op met Kim Krieger