Wat is Trifact en wat zijn de voordelen?

Wat is Trifact en wat zijn de voordelen?

Van Amber, eigenaresse van een onderneming die eigentijdse zonnebrillen ontwerpt en produceert, kregen we de volgende vraag via onze rubriek #vraaghetZM:

Sinds anderhalf jaar maak ik gebruik van Trifact om mijn inkoopfacturen in te scannen of de digitale inkoopfacturen te uploaden, zodat deze automatisch verwerkt worden in de administratie. Ik moet de bonnen nog steeds printen als ik de autorisatie en de handtekening voor het goedkeuren op de factuur wil hebben. Kan dit niet anders?

Wat is Trifact?

TriFact365 levert een cloudoplossing voor digitale verwerking van inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes. Je krijgt realtime inzicht in de status van je facturen en je kunt hiermee heel snel facturen boeken. Met Trifact krijg je meer grip en controle op je boekhouding.

Het antwoord op Amber’s vraag

Dit kan zeker anders. Het inscannen en digitaal opslaan in de administratie is al een mooie vooruitgang in verhouding tot de ordners vol scheef geperforeerde facturen. Het biedt ook veel meer mogelijkheden. Aan de digitale factuur kan een volledige autorisatie en procuratieschema worden gekoppeld. Dit kan zo uitgebreid gemaakt worden als Amber wil. De administratie kan de factuur digitaal aanbieden, waarna Amber akkoord geeft voor betaling, door een eenvoudige muisklik.

Het kan ook veel uitgebreider, waarbij de administratie de factuur pas verwerkt na goedkeuring van de afdeling inkoop en de factuur pas betaalbaar stelt na procuratie van de directeur etc.

Maar ook het aan meerdere periodes toerekenen van  bijvoorbeeld abonnementsfacturen kan middels de ingescande facturen worden gerealiseerd.

Het inscannen van de factuur is eigenlijk pas het begin van alle mogelijkheden. De Administratie – adviseurs van Zwart Mul heeft voor Amber een “autorisatie-flow” ingericht, met functiescheiding en bijbehorende  rechten. Doordat het schema van goedkeuren volledig, digitaal wordt vastgelegd heeft Amber nog meer controle over haar factuur en betaalstroom.

Naast het gebruik autorisatie/procuratie van de Trifact365 omgeving is er ook de mogelijkheid om de Trifact365 app te gebruiken. Het procureren en autoriseren van facturen kan hierdoor ten alle tijden gedaan worden. Hierdoor kun je zelfs onderweg de facturen controleren en accorderen.

Heb jij ook een vraag voor onze rubriek #vraaghetZM waar jij graag een antwoord op wil? Laat het ons dan weten.

Heb jij nog een vraag over Trifact? Laat het ons weten.