Werkgevers doen er goed aan om hun werknemers tijdig te informeren: openstaande wettelijke vakantiedagen uit 2024 vervallen in principe op 1 juli 2025. Dit betekent dat werknemers die hun vakantiedagen nog niet hebben opgenomen, deze kunnen kwijtraken als zij niet op tijd actie ondernemen.

Voorwaarden voor verval

Het automatisch vervallen van vakantiedagen is alleen rechtsgeldig als aan drie voorwaarden is voldaan:

1. De werknemer weet dat hij nog openstaande vakantiedagen heeft;

2. De werknemer heeft daadwerkelijk de mogelijkheid gehad om vakantie op te nemen;

3. De werknemer is geïnformeerd over het verval van de vakantiedagen als deze niet vóór 1 juli 2025 worden benut.

Kortom: de werkgever moet tijdig, concreet en transparant communiceren over het vakantiesaldo én actief aanmoedigen tot opnemen van de dagen.

Vakantie tijdens ziekte: extra aandacht vereist

Een bijzondere situatie doet zich voor als een werknemer ziek is rondom een geplande vakantie. Volgens een uitspraak van de Hoge Raad (17 november 2023) mogen ziektedagen tijdens een reeds vastgestelde vakantie niet automatisch als vakantiedagen worden afgeschreven. Dit is alleen toegestaan als de werknemer uitdrukkelijk en gericht instemt met het afboeken van die dagen.

Zelfs als een werknemer aan de bedrijfsarts en leidinggevende meldt dat hij ondanks ziekte op vakantie gaat, is dat niet genoeg. Er moet expliciete instemming zijn dat de ziektedagen ook als vakantie worden geboekt. Deze bescherming is bedoeld om te voorkomen dat zieke werknemers vakantiedagen verliezen terwijl zij niet in staat zijn om daadwerkelijk te genieten van hun vrije tijd.

Ook het Hof Den Haag (augustus 2024) bevestigt dit standpunt: zonder expliciete instemming mag een werkgever geen vakantiedagen afboeken tijdens ziekte of non-actiefstelling.

Wat betekent dit voor werkgevers?

• Breng uiterlijk in juni 2025 het openstaande vakantiesaldo over 2024 in kaart;

• Informeer werknemers schriftelijk over het mogelijke verval van dagen per 1 juli 2025;

• Documenteer eventuele instemming bij het afboeken van vakantiedagen tijdens ziekte;

• Houd rekening met jurisprudentie: pas bij expliciete toestemming mag verrekening plaatsvinden.